Dataskyddsbeskrivning för Fintraffics evenemang

1 Inledning

För Fintraffic-koncernen är skyddet av din integritet och en transparent behandling av dina personuppgifter viktigt. Syftet med denna dataskyddsbeskrivning är att informera dig om behandlingen av dina personuppgifter i samband med evenemang som ordnas av Fintraffic. Vid behandlingen av dina personuppgifter iakttas EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 samt den nationella dataskyddslagstiftningen.

2 Personuppgiftsansvarig

Namn: Trafikstyrningsbolaget Fintraffic Oy               

FO-nummer: 2942108-7

Adress: PB 71, 00241 Helsingfors

Telefonväxel: +358 29 450 7000

Företrädare för den personuppgiftsansvarige: viestinta(at)fintraffic.fi, +358 29 450 7000        

Koncernens dataskyddsombud: privacy(at)fintraffic.fi, +358 29 450 7000

3 Grupper av registrerade och personuppgifter som behandlas

Grupper av registrerade

Personer som anmäler sig till och deltar i evenemanget.

Personuppgifter som behandlas

Följande personuppgifter behandlas om dem som anmält sig till evenemangen:

• Namn 
• Kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, gatuadress, postnummer och postanstalt)
• Organisation
• Befattning
• Bild- och videoinspelningar 
• Kost/allergier 
• Respons på evenemanget 
• Resetjänster
• Roll vid evenemanget

De uppgifter som samlas in och behandlas kan variera beroende på evenemangets karaktär och alla ovan nämnda uppgifter behandlas inte i samband med varje evenemang.

4 Informationskällor

Fintraffic samlar i första hand in uppgifterna av personen själv i samband med anmälan.

Fintraffic kan göra bild- och/eller videoinspelningar av evenemanget. Om Fintraffic särskilt fotograferar en viss person ber vi om samtycke till att bilden publiceras.

Uppgifter som samlas in av den registrerade själv

Beroende på evenemangets ämne eller karaktär samlas följande uppgifter in:

• Namn 
• Kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, gatuadress, postnummer och postanstalt)
• Organisation
• Befattning
• Kost/allergier 
• Respons på utbildningen 
• Resetjänster 
• Roll vid evenemanget 

Uppgifter som samlas in från andra instanser

• Bild- och videoinspelningar 

5 Syfte med behandling och rättslig grund

Syftet med behandlingen

Personuppgifterna behandlas för att säkerställa anmälan till evenemanget, deltagande, kontakt, fakturering, funktionalitet och deltagarnas säkerhet. 

Evenemanget som ordnas kan också vara ett virtuellt evenemang, till exempel ett webbinarium.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

De personuppgifter som avses i denna dataskyddsbeskrivning behandlas i enlighet med artikel 6.1 i EU:s allmänna dataskyddsförordning

• med den registrerades samtycke enligt underpunkt a
• i syfte att fullgöra den personuppgiftsansvariges rättsliga förpliktelse enligt underpunkt c, eller
• på grundval av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse med stöd av underpunkt f

Dessutom behandlas uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter i enlighet med artikel 9.2 i EU:s allmänna dataskyddsförordning

• med den registrerades uttryckliga samtycke enligt underpunkt a

6 Utlämnande och mottagande av uppgifter

Den personuppgiftsansvarige säkerställer genom anvisningar och skriftliga databehandlingsavtal att varje mottagare följer bestämmelserna om behandling av personuppgifter.

Andra bolag som hör till den personuppgiftsansvariges koncern kan behandla dina personuppgifter utifrån den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. Dina uppgifter utlämnas och behandlas dock endast inom koncernen i den omfattning som behövs för att genomföra de användningsändamål som beskrivs i denna dataskyddsbeskrivning.

Dina uppgifter lämnas ut till följande instanser:

Utlämnande till personuppgiftsbiträden

Vid anordnandet av evenemanget kan man använda tjänsteleverantörer, t.ex. lokaltjänster, lagring av evenemanget (Teams), utbildare/tränare, fotografering eller videoinspelning av evenemanget. De tjänsteleverantörer som används beror på evenemangets karaktär och på den registrerades begäran kan man vid behov berätta mer om dem.

Insamling och behandling av anmälningar:

• Lyyti Oy
• Microsoft Forms

Personuppgiftsbiträdet får behandla uppgifterna endast enligt den personuppgiftsansvariges anvisningar.

Överföring av personuppgifter utanför EU- eller EES-stater

Dina personuppgifter överförs inte utanför EU- eller EES-områdena.

7 Förvaring av uppgifter

Dina personuppgifter behandlas endast under den tid och i den omfattning som behövs för att genomföra de användningsändamål som räknas upp i denna dataskyddsbeskrivning. När det inte längre finns någon rättslig grund för behandlingen eller när dina personuppgifter inte längre behövs, förstörs uppgifterna på behörigt sätt.

De uppgifter som bokföringen och beskattningen förutsätter förvaras i enlighet med tillämpliga lagar. 

8 Skydd av personuppgifter 

Den personuppgiftsansvarige har tillgång till ändamålsenliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för personuppgifter. Genom åtgärderna säkerställer den personuppgiftsansvarige att den registrerades personuppgifter inte av misstag eller lagstridigt förstörs, försvinner eller ändras. Dessutom ser den personuppgiftsansvarige till att uppgifter inte olovligt lämnas ut och att de inte är tillgängliga för aktörer som inte har rätt att behandla uppgifterna. 

9 Den registrerades rättigheter

Rätt att få information om behandlingen av uppgifterna, rätt att få tillgång till sina uppgifter samt rätt att begära rättelse av sina uppgifter

Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige få information om huruvida dina personuppgifter behandlas. Om dina personuppgifter behandlas har du rätt att få en kopia av de av dina personuppgifter som behandlas samt information om ändamålen med behandlingen och andra omständigheter som gäller behandlingens karaktär.

Om dina personuppgifter är bristfälliga eller på annat sätt felaktiga kan du kräva att den personuppgiftsansvarige korrigerar dem.

Rätt att begära att uppgifterna raderas eller att behandlingen begränsas samt rätt att motsätta sig behandlingen

Du kan kräva att den personuppgiftsansvarige raderar dina personuppgifter. Detta kan du göra bland annat i situationer där den personuppgiftsansvarige inte längre behöver dina personuppgifter för det ursprungliga ändamålet, dina personuppgifter behandlas lagstridigt eller du återkallar samtycket till behandlingen av dina uppgifter, som var den rättsliga grunden. Om dina personuppgifter ändå behöver bevaras för att ett rättsligt anspråk ska kunna utarbetas, framställas eller försvaras, är den personuppgiftsansvarige inte skyldig att radera dina uppgifter.

Du kan begära att den personuppgiftsansvarige begränsar behandlingen av dina personuppgifter endast till lagring av dem till exempel i en situation där det är oklart om dina personuppgifter är korrekta eller har behandlats lagenligt.

När den rättsliga grunden för behandlingen av dina uppgifter baseras på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse eller på allmänt intresse eller utövande av offentlig makt, har du rätt att invända mot behandlingen av dina uppgifter av skäl som rör din personliga specifika situation. Om det dock finns ett sådant synnerligen viktigt och välgrundat skäl till behandlingen som åsidosätter din rätt, kan behandlingen av dina uppgifter fortsätta.

Rätt att återkalla ditt samtycke

Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Efter att du återkallat ditt samtycke får den personuppgiftsansvarige inte längre behandla sådana personuppgifter vars enda grund för behandlingen var ditt samtycke. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagenligheten i de behandlingsåtgärder som har vidtagits innan samtycket återkallades.

Rätt att kräva teknisk överföring av sina uppgifter från en personuppgiftsansvarig till en annan

Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller verkställandet av avtalet och genomförs automatiskt har du rätt att förutsätta att dina uppgifter överförs tekniskt direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan.

Utövande av den registrerades rättigheter

De åtgärder som den personuppgiftsansvarige vidtar i och med din begäran är i regel avgiftsfria för dig. Genomförandet av din begäran förutsätter dock att du kan identifieras på ett tillförlitligt sätt. Därmed kan den personuppgiftsansvarige vid behov kräva att du styrker sin identitet i samband med din begäran.

Den personuppgiftsansvarige svarar på din begäran utan obefogat dröjsmål och i regel senast en månad efter att begäran mottagits.

10 Att föra ett ärende till dataombudsmannen för behandling

Om du anser att dataskyddslagstiftningen inte har följts vid behandlingen av dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. Dataombudsmannens byrå fungerar som behörig tillsynsmyndighet i Finland:

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

Telefonväxel: +358 29 566 6700

Registratorskontoret: +358 29 566 6768

E-postadress (registratorskontoret): tietosuoja(at)om.fi

Den personuppgiftsansvarige önskar dock att du först lyfter fram det missförhållande du observerat för den personuppgiftsansvarige. Mer information om den registrerades rättigheter finns på adressen https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot.