Fintraffic Tie Oy:n puheluiden hallinnan tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

1 Johdanto 

Yksityisyyden suojaaminen ja henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyys on Fintraffic-konsernille tärkeää. Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on informoida rekisteröityä hänen henkilötietojensa käsittelystä tieliikennekeskusten puheluiden hallinnan yhteydessä. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 sekä kansallista tietosuojalainsäädäntöä.

Tähän tietosuojaselosteeseen saatetaan tehdä muutoksia rekisterinpitäjän käytäntöjä tai lainsäädäntöä muutettaessa. 

2 Rekisterinpitäjä

Fintraffic Tie Oy (2945247-3)
Palkkatilanportti 1, 00240 Helsinki
Puhelinvaihde: +358 29 450 7000
Rekisterinpitäjän edustaja: Anne Saaranen(at)fintraffic.fi, +358 29 450 7000    
Konsernin tietosuojavastaava: privacy(at)fintraffic.fi, +358 29 450 7000

3 Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmät

Fintraffic kerää ja tallentaa tietoja puhelinpalvelua käyttävistä henkilöistä. Tällaisia henkilöitä voivat olla esimerkiksi Fintraffic-konsernin omat työntekijät, sopimuskumppaneiden, tienpidon urakoitsijoiden, poliisi- ja pelastusviranomaistenaja tieviranomaisten henkilöstöön kuuluvat henkilöt sekä median edustajat ja tienkäyttäjät.

Käsiteltävät henkilötiedot

Puheluista tallennetaan:

• puhelinnumero, soittoaika ja puhelun kesto
• käyty keskustelu kokonaisuutenaan, mukaan lukien soittajan ja vastaanottajan nimi sekä työpaikka, jos tiedot mainitaan puhelussa
• sijantitieto, jos puhelu soitetaan 112 -sovelluksen kautta

Yhteistyötahojen osalta tallennamme rekisteriin tarvittaessa nimen, työpaikan, työtehtävän, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron.

4 Tietolähteet

Rekisteröidyltä itseltään kerättävät tiedot

Keräämme henkilötiedot vastaanotetuista ja soitetuista puheluista. Tiedot tallentuvat järjestelmäämme puheluiden yhteydessä.

Muilta tahoilta kerättävät tiedot

Tallennamme lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi yhteistyökumppaniemme meille erikseen ilmoittamat yhteystiedot.

5 Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus

Puheluiden ja yhteystietojen tallentamisen tarkoituksena on turvata liikenteenohjaustehtäviin liittyvä yhteydenpito.

Puheluiden ja yhteystietojen tallentaminen on välttämätöntä tietoon palaamiseksi, puheluihin perustuvien tarpeellisten toimenpiteiden toteuttamiseksi ja osapuolten oikeusturvan takaamiseksi.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn

Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuja henkilötietoja käsitellään siten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan nojalla rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseksi. Lisäksi henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaa eli rekisterinpitäjän oikeutettua etuun perustuen.
    
Fintraffic-konsernin lakisääteisenä tehtävänä on ylläpitää liikenneväylien liikennetilanteen seurantaa eli liikenteen tilannekuvaa sekä onnettomuuksien, vaaratilanteiden ja liikenteen sujuvuuteen vaikuttavien tilanteiden ilmoitus- ja tiedotuspalvelua. Lisäksi Fintraffic on velvollinen muodostamaan ja jakamaan liikenteeseen liittyvää tietoa. Tällaista tietoa on sää- ja olosuhdetiedot, tiedot liikenteen sujuvuudesta ja vilkkaudesta, tiedot tienpitoa ja liikennettä palvelevien laitteiden kunnosta ja käytettävyydestä sekä muut liikenneturvallisuuteen, liikenteen sujuvuuteen ja liikennevälineiden turvalliseen kuljettamiseen, ohjaamiseen ja hallintaan liittyvät tiedot. Tehtävistä säädetään liikenteen palveluista annetun lain (320/2017) 137 ja 141 §:ssä.

Tieliikenteen ohjaus- ja hallintapalveluntarjoajan on ilmoitettava havaitsemistaan tai sille ilmoitetuista onnettomuus- ja vaaratilanteisiin, väylänpitoon, liikenneturvallisuuteen, ympäristönsuojeluun, pelastustoimintaan tai alue- taikka tullivalvontaan liittyvistä olennaisista seikoista: 

• liikenne-, pelastus-, ympäristö-, aluevalvonta-, poliisi- tai tulliviranomaisille, Rajavartiolaitokselle ja Hätäkeskuslaitokselle
• väyläverkon haltijoille
• satamanpitäjille tai muille terminaaleille
• tieliikennelain (267/1981) 3 luvussa tarkoitetulle liikenteen ohjaajalle ja 7 luvussa tarkoitetulle liikenteenvalvojalle
• muille toimijoille, joiden toiminta voi estää vaaran tai vahingon tapahtumisen tai minimoida sen.

Puheluista tehdään myös tilastointia, joiden avulla seurataan puheluiden volyymejä ja vastausaikoja. Lisäksi tallenteita hyödynnetään puheluiden laadun varmistamiseksi. Tällöin henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaa eli rekisterinpitäjän oikeutettua etuun perustuen.

6 Tietojen luovutukset ja vastaanottajat 

Rekisterinpitäjä varmistaa ohjeistuksella ja kirjallisilla tietojenkäsittelysopimuksilla, että jokainen vastaanottaja noudattaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä säädöksiä. Henkilötietojen käsittelijä saa käsitellä tietoja ainoastaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti. 

Luovutukset muille rekisterinpitäjille

Tietoja luovutetaan vain viranomaisille virka-avunpyyntöä vastaan, kun viranomaisella on oikeus saada tieto. Tiedot luovutetaan viranomaisille lain sallimassa ja edellyttämässä laajuudessa.

Luovutukset henkilötietojen käsittelijöille

Tietoihin on pääsy myös rajoitetusti teleoperaattorilla ja tarvittaessa teknisestä ylläpidosta vastaavalla palveluntarjoajalla järjestelmiemme tekniseen ylläpitoon ja kehittämiseen sekä puheluiden tilastointiin liittyvissä tehtävissä. 

Rekisterinpitäjä varmistaa ohjeistuksella ja kirjallisilla tietojenkäsittelysopimuksilla, että jokainen vastaanottaja noudattaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä säädöksiä. Henkilötietojen käsittelijä saa käsitellä tietoja ainoastaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Luovutukset kolmansille osapuolille

Tiestön kuntoon liittyvät ilmoitukset ja rekisteröidyn yhteystiedot luovutetaan säännönmukaisesti Väylävirastolle. Väyläviraston ja alueurakoitsijoiden välisissä sopimuksissa on sovittu, että urakoitsija voi olla tarvittaessa suoraan yhteydessä palautteen antamaan rekisteröityyn. 

Yksittäisissä tapauksissa tietoja luovutetaan viranomaisille virka-avunpyyntöä vastaan, kun viranomaisella on oikeus saada tieto. Tiedot luovutetaan viranomaisille lain sallimassa ja edellyttämässä laajuudessa.

Henkilötietojen siirrot EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle

Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuja henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle.

7 Tietojen säilytys

Henkilötietoja käsitellään vain sen ajan ja siinä laajuudessa, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa lueteltujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kun käsittelyn oikeusperustetta ei enää ole tai henkilötietoja ei enää tarvita, tiedot hävitetään asianmukaisesti.

Puhelintallenteet säilytetään 18 kk. Tallenteita voidaan säilyttää pidempään, jos tietoja tarvitaan käynnissä olevassa tutkinnassa tai oikeudenkäynnissä. 

Yhteystiedot tallennetaan tarvittavan käyttöajan ajaksi, tiedot poistetaan, kun tietojen käyttötarkoitus (henkilön tehtävän osalta on olennaista) poistuu.

8 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset henkilötietojen suojatoimenpiteet. Toimenpiteillään rekisterinpitäjä varmistaa, etteivät rekisteröidyn henkilötiedot vahingossa tai lainvastaisesti tuhoudu, häviä tai muutu. Lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii, ettei tietoja luovuteta luvattomasti, eikä niihin pääse käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja. Rekisteröidyn henkilötietojen suoja turvataan mm. seuraavilla toimenpiteillä:

Tietoja voi käsitellä vain henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, ja käyttöoikeuksien hallinnasta huolehditaan. Puhelutietoihin on pääsy vain sellaisella rekisterinpitäjän, teleoperaattorin tai alihankkijan henkilöstöllä, jolla on työtehtäviinsä perustuva oikeus ja tarve käsitellä puhelutietoja.

Jokaiselle tietoja käsittelevälle henkilölle annetaan ohjeistus tietojen laillisesta ja turvallisesta käsittelystä. Mahdollisiin tietoturvaloukkauksiin reagoidaan välittömästi.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota tietojen käsittelemisestä, oikeus päästä tietoihin sekä oikeus vaatia tietojen oikaisemista

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Jos rekisteröityä koskevia henkilötietoja käsitellään, hänellä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista sekä tieto käsittelyn tarkoituksista ja muista käsittelyn luonteeseen liittyvistä seikoista.

Jos henkilötiedot ovat puutteellisia tai muutoin virheellisiä, rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat tiedot.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröity voi vaatia, että rekisterinpitäjä poistaa häntä koskevat henkilötiedot muun muassa tilanteissa, joissa rekisterinpitäjä ei enää tarvitse rekisteröidyn henkilötietoja alkuperäiseen tarkoitukseen, henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti tai rekisteröity peruuttaa hänen tietojensa käsittelyn oikeusperusteena olleen suostumuksensa. Jos henkilötietojen säilyttäminen on kuitenkin tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta poistaa tietoja.

Rekisteröity voi vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyn vain niiden säilyttämiseen esimerkiksi tilanteessa, jossa on epäselvää, ovatko henkilötiedot paikkansa pitäviä tai onko niitä käsitelty lainmukaisesti.

Kun tietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu taikka yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä perusteella, joka liittyy hänen henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa. Jos kuitenkin käsittelyyn on olemassa sellainen huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet, käsittelyä voidaan jatkaa.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi oikeuksien käyttämiseksi olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön sähköpostitse.

Toimenpiteet, joihin rekisterinpitäjä ryhtyy rekisteröidyn pyynnön myötä, ovat rekisteröidylle lähtökohtaisesti maksuttomia. Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön toteuttaminen kuitenkin edellyttää, että rekisteröity voidaan luotettavasti tunnistaa. Näin ollen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa vaatia rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä pyynnön esittämisen yhteydessä.

Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidyn pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

10 Asian saattaminen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä ei ole noudatettu tietosuojalainsäädäntöä, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Toimivaltaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuva 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: +358 29 566 6700
Kirjaamo: +358 29 566 6768
Sähköpostiosoite (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Rekisterinpitäjä kuitenkin toivoo, että rekisteröity toisi havaitsemansa epäkohdan esiin ensin rekisterinpitäjälle. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löytyy osoitteesta https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot(link is external)

Tämä tietosuojaseloste on voimassa 20.11.2023 alkaen.