Fintrafficin tapahtumien tietosuojaseloste

1 Johdanto

Yksityisyytesi suojaaminen ja henkilötietojesi käsittelyn läpinäkyvyys on Fintraffic-konsernille tärkeää. Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on informoida sinua henkilötietojesi käsittelystä Fintrafficin järjestämien tapahtumien yhteydessä. Henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 sekä kansallista tietosuojalainsäädäntöä.

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: Liikenteenohjausyhtiö Fintraffic Oy    

Y-tunnus: 2942108–7

Osoite: PL 71, 00241 Helsinki

Puhelinvaihde: +358 29 450 7000

Rekisterinpitäjän edustaja: viestinta(at)fintraffic.fi,  +358 29 450 7000 

Konsernin tietosuojavastaava: privacy(at)fintraffic.fi, +358 29 450 7000

3 Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmät

Tapahtumaan ilmoittautuvat ja osallistuvat henkilöt.

Käsiteltävät henkilötiedot

Tapahtumiin ilmoittautuneista käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Nimi 
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka)
• Organisaatio
• Tehtävänimike
• Kuva- ja videotallenteet 
• Ruokavalio / allergiat 
• Palaute tapahtumasta
• Matkustuspalvelut
• Rooli tapahtumassa

Kerättävät ja käsiteltävät tiedot voivat vaihdella tapahtuman luonteen mukaan, eikä kaikkia em. tietoja käsitellä jokaisen tapahtuman yhteydessä.

4 Tietolähteet

Fintraffic kerää tiedot ensisijaisesti henkilöltä itseltään ilmoittautumisen yhteydessä. 
Tapahtumasta voidaan ottaa kuva- ja/tai videotallenteita. Mikäli kuvataan erityisesti tiettyä henkilöä, pyydetään kuvan julkaisuun suostumus.

Rekisteröidyltä itseltään kerättävät tiedot

Tapahtuman aiheesta tai luonteesta riippuen kerätään seuraavia tietoja:

• Nimi 
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka)
• Organisaatio
• Tehtävänimike
• Ruokavalio / allergiat 
• Palaute koulutuksesta 
• Matkustuspalvelut 
• Rooli tapahtumassa

Muilta tahoilta kerättävät tiedot

• Kuva- ja videotallenteet

5 Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tapahtuman ilmoittautumisen, osallistumisen, yhteydenpidon, laskutuksen, toimivuuden ja osallistujien turvallisuuden varmistamiseksi.  

Järjestettävä tapahtuma voi olla myös virtuaalitapahtuma, esimerkiksi webinaari.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn

Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuja henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan

• a alakohdan nojalla rekisteröidyn suostumuksella
• c alakohdan nojalla rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
• f alakohdan nojalla rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella

Lisäksi erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan

• a alakohdan nojalla rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella

6 Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Rekisterinpitäjä varmistaa ohjeistuksella ja kirjallisilla tietojenkäsittelysopimuksilla, että jokainen vastaanottaja noudattaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä säädöksiä.

Muut rekisterinpitäjän konserniin kuuluvat yhtiöt saattavat käsitellä henkilötietojasi rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Tietojasi luovutetaan ja käsitellään konsernin sisälläkin kuitenkin vain sen verran kuin on tarve tässä tietosuojaselosteessa kuvailtujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tietojasi luovutetaan seuraaville tahoille:

Luovutukset henkilötietojen käsittelijöille

Tapahtuman järjestämisessä voidaan käyttää palveluntarjoajia, esim. tilapalvelut, tapahtuman taltiointi (Teams), kouluttajat / valmentajat, tapahtuman valo- tai videokuvaus. Käytettävät palveluntarjoajat riippuvat tapahtuman luonteesta, ja niistä voidaan tarvittaessa rekisteröidyn pyynnöstä kertoa lisää.

Ilmoittautumisten kerääminen ja käsittely:

• Lyyti Oy
• Microsoft Forms

Henkilötietojen käsittelijä saa käsitellä tietojasi ainoastaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietojen siirrot EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

7 Tietojen säilytys

Henkilötietojasi käsitellään vain sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa lueteltujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kun käsittelyn oikeusperustetta ei enää ole tai henkilötietojasi ei enää tarvita, tiedot hävitetään asianmukaisesti.

Kirjanpidon ja verotuksen edellyttämät tiedot säilytetään sovellettavien lakien mukaisesti.

8 Henkilötietojen suojaaminen  

Rekisterinpitäjällä on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset henkilötietojen suojatoimenpiteet. Toimenpiteillään rekisterinpitäjä varmistaa, etteivät rekisteröidyn henkilötiedot vahingossa tai lainvastaisesti tuhoudu, häviä tai muutu. Lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii, ettei tietoja luovuteta luvattomasti, eikä niihin pääse käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota tietojensa käsittelemisestä, oikeus päästä tietoihinsa sekä oikeus vaatia tietojensa oikaisemista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi sekä tieto käsittelyn tarkoituksista ja muista käsittelyn luonteeseen liittyvistä seikoista.

Jos henkilötietosi ovat puutteellisia tai muutoin virheellisiä, voit vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee henkilötietosi.

Oikeus vaatia tietojensa poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä

Voit vaatia, että rekisterinpitäjä poistaa henkilötietosi muun muassa tilanteissa, joissa rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietojasi alkuperäiseen tarkoitukseen, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti tai peruutat tietojesi käsittelemisen oikeusperusteena olleen suostumuksesi. Jos henkilötietojesi säilyttäminen on kuitenkin tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta poistaa tietojasi.

Voit vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojesi käsittelyn vain niiden säilyttämiseen esimerkiksi tilanteessa, jossa on epäselvää, ovatko henkilötietosi paikkansa pitäviä tai onko niitä käsitelty lainmukaisesti.

Kun tietojesi käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu taikka yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelemistä perusteella, joka liittyy henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi. Jos kuitenkin käsittelyyn on olemassa sellainen huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi, tietojesi käsittelemistä voidaan jatkaa.

Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Suostumuksesi peruuttamisen jälkeen rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä sellaisia henkilötietojasi, joiden ainut käsittelyperuste suostumuksesi oli. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta niiden käsittelytoimien lainmukaisuuteen, jotka on suoritettu ennen suostumuksen peruuttamista.

Oikeus vaatia tietojensa teknistä siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle

Jos käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimuksen täytäntöönpanoon ja se suoritetaan automaattisesti, sinulla on oikeus edellyttää, että saat siirrettyä tietosi teknisesti suoraan rekisterinpitäjältä toiselle.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Toimenpiteet, joihin rekisterinpitäjä ryhtyy pyyntösi myötä, ovat sinulle lähtökohtaisesti maksuttomia. Pyyntösi toteuttaminen kuitenkin edellyttää, että sinut voidaan luotettavasti tunnistaa. Näin ollen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa vaatia sinua todistamaan henkilöllisyytesi pyyntösi esittämisen yhteydessä.

Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

10 Asian saattaminen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä ei ole noudatettu tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Toimivaltaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuva 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: +358 29 566 6700
Kirjaamo: +358 29 566 6768
Sähköpostiosoite (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Rekisterinpitäjä kuitenkin toivoo, että toisit havaitsemasi epäkohdan esiin ensin rekisterinpitäjälle. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löytyy osoitteesta https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot.