Fintrafficin työnhakijoiden tietosuojaseloste

1 Johdanto

Yksityisyytesi suojaaminen ja henkilötietojesi käsittelyn läpinäkyvyys on Fintraffic-konsernille tärkeää. Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on informoida sinua henkilötietojesi käsittelystä Fintraffic-konsernin rekrytointiprosessin aikana. Henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 sekä kansallista tietosuojalainsäädäntöä.

2 Rekisterinpitäjä

Nimi                                                                     Y-tunnus

Liikenteenohjausyhtiö Fintraffic Oy           2942108–7

Fintraffic Tie Oy                                               2945247–3

Fintraffic Raide                                                2512095-7

Fintraffic Meriliikenteenohjaus Oy             2945246–5

Osoite: PL 71, 00241 Helsinki

Fintraffic Lennonvarmistus Oy                     2767840–1

Osoite: Lentäjäntie 1 B, 01530 Vantaa

Rekisterinpitäjän edustaja: 

hrpalvelut@fintraffic.fi , +358 29 450 7000

Konsernin tietosuojavastaava: 

privacy(at)fintraffic.fi, +358 29 450 7000

3 Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmät

Fintraffic käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana.

Käsiteltävät henkilötiedot

Fintraffic käsittelee työnhakijan henkilötietoja, jotka ovat tarpeen rekrytointiprosessin suorittamiseksi:

• Nimi 
• Syntymäaika
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• CV
• Hakukirje
• Koulutus
• Suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot
• Tieto siitä, työskenteleekö hakija Fintrafficilla
• Palkkatoive
• Mahdollinen työnhakijan itse kuvaama videovastaus
• Mahdollinen työnhakijan ilmoittama LinkedIn -profiili
• Mahdollinen työnhakijan hakemukseen liittämä kuva
• Mahdolliset muut työnhakijan toimittamat tiedot, liitteet sekä vastaukset ennakkotehtäviin
• Mahdollisen henkilöarvioinnin tulos
• Mahdolliset suosittelijoiden antamat tiedot
• Mahdolliset rekrytointiyrityksen toimittamat tiedot

Erityistä luotettavuutta edellyttävässä tehtävässä tehtävään valitun hakijan luottotiedot voidaan tarkistaa, sekä teettää henkilön suostumuksella Suojelupoliisin tekemä turvallisuusselvitys. 

Hakemuksen yhteydessä hakija voi halutessaan antaa suostumuksensa Fintrafficille arvioida tämän soveltuvuutta myös muihin avautuviin tehtäviin seuraavan 12kk ajan. 

4 Tietolähteet

Rekrytointiprosessissa vaadittavat tiedot saadaan valtaosin hakijalta itseltään. Hakijan soveltuvuutta koskevia tietoja voidaan saada myös:

• Rekrytointiyrityksiltä
• Aiemmilta työnantajilta (suosittelijat)
• Henkilöarvioinnin / psykologisen henkilöarvioinnin tekijöiltä
• Ammatillisiin tarkoituksiin käyttämistäsi sosiaalisen median kanavista (esim. LinkedIn)

Rekisteröidyltä itseltään kerättävät tiedot

Rekisteröidyltä kerätään hakemuslomakkeen yhteydessä seuraavia tietoja: 

• Nimi 
• Syntymäaika
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Työkokemus
• Koulutus
• CV
• Hakukirje
• Suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot
• Tieto siitä, työskenteleekö hakija Fintrafficilla
• Palkkatoive
• Mahdollinen työnhakijan itse kuvaama videovastaus
• Mahdollinen työnhakijan ilmoittama LinkedIn -profiili
• Mahdollinen työnhakijan hakemukseen liittämä kuva
• Mahdolliset muut työnhakijan toimittamat tiedot, liitteet sekä vastaukset ennakkotehtäviin

Muilta tahoilta kerättävät tiedot

• Henkilöarvioinnit, ml. psykologiset henkilöarvioinnit
• Rekrytointiyritysten toimittamat tiedot
• Aiemmat työnantajat (suosittelijat)

5 Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus

Työnhakijoiden tietojen käsittely rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. 

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn

Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuja henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan

• a alakohdan nojalla rekisteröidyn suostumuksella
• f alakohdan nojalla oikeutetun edun perusteella

6 Tietojen luovutukset ja vastaanottaja

Rekisterinpitäjä varmistaa ohjeistuksella ja kirjallisilla tietojenkäsittelysopimuksilla, että jokainen vastaanottaja noudattaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä säädöksiä.

Muut rekisterinpitäjän konserniin kuuluvat yhtiöt saattavat käsitellä henkilötietojasi rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Tietojasi luovutetaan ja käsitellään konsernin sisälläkin kuitenkin vain sen verran kuin on tarve tässä tietosuojaselosteessa kuvailtujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tietojasi luovutetaan seuraaville tahoille:

Luovutukset henkilötietojen käsittelijöille

Fintraffic käyttää rekrytointiprosessissa seuraavia palveluntarjoajia / toimittajia:

• Sympa Oy
• TalentAdore Oy
• Recright Oy (videotyökalu)

Henkilöarvioinnit / psykologiset henkilöarvioinnit:

• Eezy Personnel Oy
• Momentous Oy
• Psycon Oy

Suorahakupalvelut (Headhunting):

• Witted Megacorp Oyj

Rekrytointipalvelut:

• Academic Work HR
• Witted Megacorp Oyj

Henkilötietojen käsittelijä saa käsitellä tietojasi ainoastaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietojen siirrot EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

7 Tietojen säilytys 

Henkilötietojasi käsitellään vain sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa lueteltujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kun käsittelyn oikeusperustetta ei enää ole tai henkilötietojasi ei enää tarvita, tiedot hävitetään asianmukaisesti.

Rekrytointipäätökseen liittyvää tarpeellista hakijatietoa säilytetään 24 kuukauden ajan työhönottoon liittyvän yleisen kanneajan takia. Mahdollisissa riitatilanteissa voidaan säilyttää tarvittaessa 24 kuukauden jälkeenkin, kunnes asia on lainvoimaisesti ratkaistu.

Hakija voi hakulomakkeella antaa suostumuksen arvioida soveltuvuuttaan myös muihin tulevaisuudessa Fintrafficilla avautuviin tehtäviin. Suostumusta koskevaa tietoa säilytetään 12kk ajan. 

8 Henkilötietojen suojaaminen 

Rekisterinpitäjällä on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset henkilötietojen suojatoimenpiteet. Toimenpiteillään rekisterinpitäjä varmistaa, etteivät rekisteröidyn henkilötiedot vahingossa tai lainvastaisesti tuhoudu, häviä tai muutu. Lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii, ettei tietoja luovuteta luvattomasti, eikä niihin pääse käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja. 

9 Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä, oikeus saada tutustua tietoihinsa sekä oikeus vaatia tietojensa oikaisemista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi sekä tieto käsittelyn tarkoituksista ja muista käsittelyn luonteeseen liittyvistä seikoista.

Jos henkilötietosi ovat puutteellisia tai muutoin virheellisiä, voit vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee henkilötietosi.

Oikeus vaatia tietojensa poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Voit vaatia, että rekisterinpitäjä poistaa henkilötietosi muun muassa tilanteissa, joissa rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietojasi alkuperäiseen tarkoitukseen, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti tai peruutat tietojesi käsittelemisen oikeusperusteena olleen suostumuksesi. Jos henkilötietojesi säilyttäminen on kuitenkin tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta poistaa tietojasi.

Voit vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojesi käsittelyn vain niiden säilyttämiseen esimerkiksi tilanteessa, jossa on epäselvää, ovatko henkilötietosi paikkansa pitäviä tai onko niitä käsitelty lainmukaisesti.

Kun tietojesi käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu taikka yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelemistä perusteella, joka liittyy henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi. Jos kuitenkin käsittelyyn on olemassa sellainen huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi, tietojesi käsittelemistä voidaan jatkaa.

Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Suostumuksesi peruuttamisen jälkeen rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä sellaisia henkilötietojasi, joiden ainut käsittelyperuste suostumuksesi oli. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta niiden käsittelytoimien lainmukaisuuteen, jotka on suoritettu ennen suostumuksen peruuttamista.

Oikeus vaatia tietojensa teknistä siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle

Jos käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimuksen täytäntöönpanoon ja se suoritetaan automaattisesti, sinulla on oikeus edellyttää, että saat siirrettyä tietosi teknisesti suoraan rekisterinpitäjältä toiselle.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Toimenpiteet, joihin rekisterinpitäjä ryhtyy pyyntösi myötä, ovat sinulle lähtökohtaisesti maksuttomia. Pyyntösi toteuttaminen kuitenkin edellyttää, että sinut voidaan luotettavasti tunnistaa. Näin ollen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa vaatia sinua todistamaan henkilöllisyytesi pyyntösi esittämisen yhteydessä.

Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

10 Asian saattaminen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä ei ole noudatettu tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Toimivaltaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuva 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: +358 29 566 6700

Kirjaamo: +358 29 566 6768

Sähköpostiosoite (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Rekisterinpitäjä kuitenkin toivoo, että toisit havaitsemasi epäkohdan esiin ensin rekisterinpitäjälle. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löytyy osoitteesta https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot.