Tietosuojaseloste liikenneohjaajakoulutettaville

1 Johdanto 

Yksityisyytesi suojaaminen ja henkilötietojesi käsittelyn läpinäkyvyys on Fintraffic-konsernille tärkeää. Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on informoida sinua henkilötietojesi käsittelystä liikenneohjaajaksi opiskellessa. Henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 sekä kansallista tietosuojalainsäädäntöä. 

2 Rekisterinpitäjä 

Fintraffic Raide   Oy 2512095-7 

Osoite Palkkatilanportti 1, 00240 Helsinki 

Puhelinvaihde +358 29 450 7000 

Rekisterinpitäjän edustaja 

hr.raide(at)fintraffic.fi

+358 29 450 7000 

Konsernin tietosuojavastaava 

privacy(at)fintraffic.fi 

+358 29 450 7000 

3 Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjen ryhmät 

Tietoja kerätään ja käsitellään henkilöistä, jotka ovat vastaanottaneet opiskelupaikan liikenneohjaajaksi kouluttautumiseksi. 

Käsiteltävät henkilötiedot 

Opiskelua varten kerätään nimi ja henkilötunnus, sekä yhteystietosi, kuten kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

Opiskelun aikana kerätään ja käsitellään tietoja opintosuorituksistasi, kuten arvosanat, henkilökohtaiset arvioinnit ja todistusmerkinnät. Lisäksi tallennetaan tietoja opiskeluun liittyvien järjestelmien käyttöoikeuksista, niihin liittyvistä käyttäjätunnuksista ja salasanoista, ja kulkuluvista tiloihin. Näihin liittyen tallentuu myös lokitietoja järjestelmien ja tilojen käytöstä. 

Tietosuojaseloste Opiskelijaksi hyväksymistä varten käsitellään soveltuvuuteen liittyviä tietoja turvallisuusselvityksestä, terveydentilalausunnosta ja psykologisesta soveltuvuusarviosta. 

4 Tietolähteet 

Rekisteröidyltä itseltään kerättävät tiedot

Keräämme yhteystiedot rekisteröidyn itsensä toimittamina hakemuksen perusteella. Tällaisia tietoja ovat nimi, henkilötunnus, kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

Opiskelun aikana tallennetaan osin rekisteröidyn myötävaikutuksella opintosuorituksiin liittyviä tietoja, kuten arvosanoja, arviointitietoja ja todistusmerkintöjä. Nämä tiedot perustuvat osin opiskelun yhteydessä koulutushenkilökunnan luomiin merkintöihin. 

Lisäksi rekisteröidyn käyttäytymisen perusteella tallentuu järjestelmien ja tilojen käytöstä kertyviä lokitietoja. 

Muilta tahoilta kerättävät tiedot 

Muilta tahoilta kuin rekisteröidyltä kerätään soveltuvuuteen liittyviä tietoja. Suojelupoliisi toimittaa rekisteröidyn suostumuksen perusteella tiedon turvallisuusselvityksestä. Terveydentilaa koskevien vaatimusten täyttymistä koskevan lausunnon toimittaa Suomen Terveystalo Oy. Psykologisen soveltuvuusarvion toimittaa Psycon Oy. 

5 Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Käsittelyn tarkoitus Tietojen käsittelyn tarkoitus on järjestää rekisterinpitäjän toimesta liikenneohjaajan pätevyyteen ja tehtävään tähtäävä koulutus erikseen hyväksytyille opiskelijoille. Koulutuksen vaatimukset pohjautuvat Väyläviraston määrittämään koulutusohjelmaan. Opiskelutietojen käsittely on tarpeen, jotta voidaan täyttää vaatimus rataverkon turvallisuuteen liittyvien tehtävien osaamistason täyttymisestä. Vaadittavan osaamistason määrittäminen ja sen valvominen tehtävää hoitavien osalta on Väyläviraston säädösperustainen velvollisuus rataverkon haltijana (Komission delegoitu asetus (EU) 2018/762 liite II). 

Turvallisuusselvitys on lisäksi tarpeen opiskelun aikana, koska ohjauspalvelukeskukset ovat korotetun turvallisuusluokituksen tiloja ja niissä työskenteleville tehdään perusmuotoinen turvallisuusselvitys. 

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn Fintraffic Raide Oy on Väyläviraston valtuuttama oppilaitos, joka on oikeutettu järjestämään koulutusta liikenneohjaajan pätevyyttä varten. Koulutuksen vaatimukset perustuvat Väyläviraston määrittämään koulutusohjelmaan. Koulutusohjelman sisältö perustuu Väyläviraston säädösperustaiseen velvollisuuteen rataverkon haltijana muun muassa (Komission delegoitu asetus (EU) 2018/762 liite II): 

o Määrittää turvallisuuteen liittyvien tehtävien osaamisvaatimukset 

o Määrittää menettelyt turvallisuuteen liittyvissä tehtävissä toimivien osaamisen ylläpitämiseksi 

o Varmistaa perehdyttämiskoulutus ja todistus hankitusta pätevyydestä ja taidoista 

Myös työturvallisuuslaki 738/2002 11 § edellyttää, että erityistä vaaraa aiheuttavia töitä tekevä on töihin pätevä ja henkilökohtaisten edellytystensä puolesta siihen sopiva. Lakia sovelletaan opiskelijan koulutuksen yhteydessä tapahtuvaan työhön, jonka vuoksi rekisterinpitäjällä on velvollisuus valvoa sen toteutumista opiskelijoiden osalta. Tältä osin Fintraffic käsittelee opiskelijoiden tietoja rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen nojalla. 

Opiskelusuorituksia koskevia tietoja ja yhteystietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan perusteella perustuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun järjestää koulutus pätevyyden viralliseen hyväksyntään vaaditulla tavalla. Koulutuksen tavoitteena oleva tehtävä, johon rekisteröity hakee pätevyyttä, edellyttää soveltuvuuteen liittyvien vaatimusten täyttymistä terveydentilaa, toimintakykyä ja turvallisuusselvitystä koskien.

6 Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Rekisterinpitäjä varmistaa ohjeistuksella ja kirjallisilla tietojenkäsittelysopimuksilla, että jokainen vastaanottaja noudattaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä säädöksiä. 

Muut rekisterinpitäjän konserniin kuuluvat yhtiöt saattavat käsitellä henkilötietojasi rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Tietojasi luovutetaan ja käsitellään konsernin sisälläkin kuitenkin vain sen verran kuin on tarve tässä tietosuojaselosteessa kuvailtujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. 

Tietojasi luovutetaan seuraaville tahoille:

Luovutukset henkilötietojen käsittelijöille

Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuja terveystietoja käsittelee Suomen Terveystalo Oy terveydentilaa koskevan lausunnon tuottamiseksi. 

Vastaavasti Psycon Oy käsittelee näitä tietoja psykologisen soveltuvuuslausunnon tuottamiseksi. Koulutukseen liittyvien HR-palveluiden toteutuksen yhteydessä rekisteröidyn tietoja käsittelee Talent Adore Oy. 

Henkilötietojen käsittelijä saa käsitellä tietojasi ainoastaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti

Luovutukset kolmansille osapuolille

Suojelupoliisi käsittelee henkilötietoja suostumuksen perusteella turvallisuusselvityksen suorittamiseksi

Opiskelijat ovat KRAO:n (Kouvolan Rautatie- ja Aikuiskoulutus Oy) opiskelijoita, jonka kautta toteutetaan Liikenteenohjauskoulutukseen liittyvät hallinnointipalvelut. Koulutukseen valitut opiskelijat ilmoitetaan KRAO:n järjestelmään. KRAO:n palvelut sisältävät:

- viranomaisilmoitukset; Tietosuojaseloste 

- opiskelijoiden neuvontapalvelut; 

- vahvistus koulutukseen osallistumisesta; 

- opiskelutodistus; 

- opiskelijoiden vakuutusturva tapaturmien varalta; sekä 

- pätevyyksien kirjaaminen 

Henkilötietojen siirrot EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle. 

7 Tietojen säilytys 

Henkilötietojasi käsitellään vain sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa tarkoitetun koulutuksen toteuttamiseksi. Mikäli koulutuksen jälkeen rekisteröity siirtyy rekisterinpitäjän työsuhteeseen, käsittely voi jatkua erillisen työntekijöiden tietosuojaselosteen tarkoittamalla tavalla. Sinua informoidaan työsuhdetietojen käsittelystä erikseen. Kun käsittelyn oikeusperustetta ei enää ole tai henkilötietojasi ei enää tarvita, tiedot hävitetään asianmukaisesti.

Mikäli rekisteröity ei siirry rekisterinpitäjän työsuhteeseen koulutuksen jälkeen, rekisteröidyn tiedot poistetaan viimeistään 12 kk kuluttua koulutuksen päättymisestä. 

8 Henkilötietojen suojaaminen 

Rekisterinpitäjällä on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset henkilötietojen suojatoimenpiteet. Toimenpiteillään rekisterinpitäjä varmistaa, etteivät rekisteröidyn henkilötiedot vahingossa tai lainvastaisesti tuhoudu, häviä tai muutu. Lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii, ettei tietoja luovuteta luvattomasti, eikä niihin pääse käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja. 

Rajoitamme pääsyn henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin ja tietokantoihin ainoastaan nimetyille henkilöille, joilla on välttämätön työhön liittyvä tarve ja oikeus käsitellä kyseessä olevia henkilötietoja. 

9 Rekisteröidyn oikeudet 

Oikeus saada informaatiota tietojensa käsittelemisestä, oikeus päästä tietoihinsa sekä oikeus vaatia tietojensa oikaisemista

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä Tietosuojaseloste henkilötiedoistasi sekä tieto käsittelyn tarkoituksista ja muista käsittelyn luonteeseen liittyvistä seikoista. 

Jos henkilötietosi ovat puutteellisia tai muutoin virheellisiä, voit vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee henkilötietosi. 

Oikeus vaatia tietojensa poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä 

Voit vaatia, että rekisterinpitäjä poistaa henkilötietosi muun muassa tilanteissa, joissa rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietojasi alkuperäiseen tarkoitukseen, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti tai peruutat tietojesi käsittelemisen oikeusperusteena olleen suostumuksesi. Jos henkilötietojesi säilyttäminen on kuitenkin tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta poistaa tietojasi. 

Voit vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojesi käsittelyn vain niiden säilyttämiseen esimerkiksi tilanteessa, jossa on epäselvää, ovatko henkilötietosi paikkansa pitäviä tai onko niitä käsitelty lainmukaisesti. 

Kun tietojesi käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu taikka yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelemistä perusteella, joka liittyy henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi. Jos kuitenkin käsittelyyn on olemassa sellainen huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi, tietojesi käsittelemistä voidaan jatkaa. 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen 

Toimenpiteet, joihin rekisterinpitäjä ryhtyy pyyntösi myötä, ovat sinulle lähtökohtaisesti maksuttomia. Pyyntösi toteuttaminen kuitenkin edellyttää, että sinut voidaan luotettavasti tunnistaa. Näin ollen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa vaatia sinua todistamaan henkilöllisyytesi pyyntösi esittämisen yhteydessä. 

Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. 

10 Asian saattaminen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi 

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä ei ole noudatettu tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Toimivaltaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto: 

Käyntiosoite: Lintulahdenkuva 4, 00530 Helsinki 

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 

Puhelinvaihde: +358 29 566 6700 

Kirjaamo: +358 29 566 6768 

Sähköpostiosoite (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi 

Rekisterinpitäjä kuitenkin toivoo, että toisit havaitsemasi epäkohdan esiin ensin rekisterinpitäjälle. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löytyy osoitteesta https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot