Tietosuojaseloste liikenneohjaajakoulutukseen hakijoille

1 Johdanto

Yksityisyytesi suojaaminen ja henkilötietojesi käsittelyn läpinäkyvyys on Fintraffickonsernille tärkeää. Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on informoida sinua henkilötietojesi käsittelystä liikenneohjaajaksi hakiessasi. Henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 sekä kansallista tietosuojalainsäädäntöä.

2 Rekisterinpitäjä

Fintraffic Raide Oy   2512095–7

Osoite: PL 71, 00241 Helsinki

Puhelinvaihde: +358 29 450 7000

Rekisterinpitäjän edustaja:

 hr.raide(at)fintraffic.fi 

+358 29 450 7000

Konsernin tietosuojavastaava:

privacy(at)fintraffic.fi

+358 29 450 7000

3 Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisteröityjen ryhmät

Tietoja kerätään ja käsitellään henkilöistä, jotka ovat hakeneet opiskelijaksi liikenneohjaajakoulutukseen 

Käsiteltävät henkilötiedot 

Opiskelupaikan hakemusta varten kerätään nimi ja henkilötunnus, sekä yhteystiedot kuten kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

Opiskelijaksi hyväksymistä varten käsitellään soveltuvuuteen liittyviä tietoja turvallisuusselvityksestä, terveydentilalausunnosta ja psykologisesta soveltuvuusarviosta

4 Tietolähteet 

Rekisteröidyltä itseltään kerättävät tiedot 

Keräämme hakemuksessa saatavat henkilötiedot suoraan rekisteröidyltä. Tällaisia tietoja ovat nimi, henkilötunnus, kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Muilta tahoilta kerättävät tiedot 

Muilta tahoilta kuin rekisteröidyltä kerätään soveltuvuuteen liittyviä tietoja. Suojelupoliisi toimittaa rekisteröidyn suostumuksen perusteella tiedon turvallisuusselvityksestä. Terveydentilaa koskevien vaatimusten täyttymistä koskevan lausunnon toimittaa Suomen Terveystalo Oy. Psykologisen soveltuvuusarvion toimittaa Psycon Oy. 

5 Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus 

Tietojen käsittelyn tarkoitus on arvioida opiskelijaksi hakevan soveltuvuus koulutukseen, sekä tehtävään, johon koulutus johtaa. Turvallisuusselvitys on tarpeen opiskelijaksi hyväksymistä varten, koska ohjauspalvelukeskukset ovat korotetun turvallisuusluokituksen tiloja ja niissä työskenteleville tehdään perusmuotoinen turvallisuusselvitys.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn 

Fintraffic Raide Oy on Väyläviraston valtuuttama oppilaitos, joka on oikeutettu järjestämään koulutusta liikenneohjaajan pätevyyttä varten. Koulutuksen vaatimukset perustuvat Väyläviraston määrittämään koulutusohjelmaan. Koulutusohjelman sisältö perustuu Väyläviraston säädösperustaiseen velvollisuuteen rataverkon haltijana muun muassa (Komission delegoitu asetus (EU) 2018/762 liite II): 

o Määrittää turvallisuuteen liittyvien tehtävien osaamisvaatimukset 

o Määrittää menettelyt turvallisuuteen liittyvissä tehtävissä toimivien osaamisen ylläpitämiseksi 

o Varmistaa perehdyttämiskoulutus ja todistus hankitusta pätevyydestä ja taidoista 

Myös työturvallisuuslaki 738/2002 11 § edellyttää, että erityistä vaaraa aiheuttavia töitä tekevä on töihin pätevä ja henkilökohtaisten edellytystensä puolesta siihen sopiva. Lakia sovelletaan opiskelijan koulutuksen yhteydessä tapahtuvaan työhön, Tietosuojaseloste jonka vuoksi rekisterinpitäjällä on velvollisuus valvoa sen toteutumista opiskelijoiksi hakevien osalta. 

Rekisteröidyn hakeman koulutuksen tavoitteena oleva tehtävä edellyttää soveltuvuuteen liittyvien vaatimusten täyttymistä terveydentilaa, toimintakykyä ja turvallisuusselvitystä koskien. 

Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuja terveys- ja soveltuvuustietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla rekisteröidyn suostumukseen perustuen koulutukseen hakeutuessa. 

Muita hakemustietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan perusteella perustuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun arvioida koulutukseen hakevien kyvykkyys suoriutua tehtävästä.

6 Tietojen luovutukset ja vastaanottajat 

Rekisterinpitäjä varmistaa ohjeistuksella ja kirjallisilla tietojenkäsittelysopimuksilla, että jokainen vastaanottaja noudattaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä säädöksiä. 

Muut rekisterinpitäjän konserniin kuuluvat yhtiöt saattavat käsitellä henkilötietojasi rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella. Tietojasi luovutetaan ja käsitellään konsernin sisälläkin kuitenkin vain sen verran kuin on tarve tässä tietosuojaselosteessa kuvailtujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. 

Tietojasi luovutetaan seuraaville tahoille:

Luovutukset henkilötietojen käsittelijöille

Tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuja terveystietoja käsittelee Suomen Terveystalo Oy terveydentilaa koskevan lausunnon tuottamiseksi. Vastaavasti Psycon Oy käsittelee tietoja psykologisen soveltuvuuslausunnon tuottamiseksi. Koulutukseen hakemiseen liittyvien HR-palveluiden toteutuksen yhteydessä rekisteröidyn tietoja käsittelee Talent Adore Oy.

Henkilötietojen käsittelijä saa käsitellä tietojasi ainoastaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Luovutukset kolmansille osapuolille 

Suojelupoliisi käsittelee henkilötietoja suostumukseesi perustuen turvallisuusselvityksen suorittamiseksi. Henkilötietojen siirrot EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle.

7 Tietojen säilytys

 Henkilötietojasi käsitellään vain sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa tarkoitetun koulutuksen opiskelijavalinnan toteuttamiseksi. Mikäli valinnan jälkeen rekisteröity siirtyy opiskelijaksi rekisterinpitäjän koulutukseen, käsittely jatkuu erillisen liikenneohjaajaopiskelijoiden tietosuojaselosteen tarkoittamalla tavalla. Sinua informoidaan opiskelutietojen käsittelystä erikseen. Kun käsittelyn oikeusperustetta ei enää ole tai henkilötietojasi ei enää tarvita, tiedot hävitetään asianmukaisesti. 

Mikäli et tule valituksi koulutukseen, hakemustietoja säilytetään kahden (2) vuoden ajan, minkä jälkeen tiedot poistetaan.

8 Henkilötietojen suojaaminen 

Rekisterinpitäjällä on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset henkilötietojen suojatoimenpiteet. Toimenpiteillään rekisterinpitäjä varmistaa, etteivät rekisteröidyn henkilötiedot vahingossa tai lainvastaisesti tuhoudu, häviä tai muutu. Lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii, ettei tietoja luovuteta luvattomasti, eikä niihin pääse käsiksi taho, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja. 

Rajoitamme pääsyn henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin ja tietokantoihin ainoastaan nimetyille henkilöille, joilla on välttämätön työhön liittyvä tarve ja oikeus käsitellä kyseessä olevia henkilötietoja.

9 Rekisteröidyn oikeudet 

Oikeus saada informaatiota tietojensa käsittelemisestä, oikeus saada pääsy tietoihinsa sekä oikeus vaatia tietojensa oikaisemista 

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi sekä tieto käsittelyn tarkoituksista ja muista käsittelyn luonteeseen liittyvistä seikoista. 

Jos henkilötietosi ovat puutteellisia tai muutoin virheellisiä, voit vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee henkilötietosi. 

Oikeus vaatia tietojensa poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä

Voit vaatia, että rekisterinpitäjä poistaa henkilötietosi muun muassa tilanteissa, joissa rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietojasi alkuperäiseen tarkoitukseen, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti tai peruutat tietojesi käsittelemisen oikeusperusteena olleen suostumuksesi. Jos henkilötietojesi säilyttäminen on kuitenkin tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta poistaa tietojasi. 

Voit vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojesi käsittelyn vain niiden säilyttämiseen esimerkiksi tilanteessa, jossa on epäselvää, ovatko henkilötietosi paikkansa pitäviä tai onko niitä käsitelty lainmukaisesti. 

Kun tietojesi käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu taikka yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelemistä perusteella, joka liittyy henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi. Jos kuitenkin käsittelyyn on olemassa sellainen huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi, tietojesi käsittelemistä voidaan jatkaa. 

Oikeus peruuttaa antamansa suostumus 

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Suostumuksesi peruuttamisen jälkeen rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä sellaisia henkilötietojasi, joiden ainut käsittelyperuste suostumuksesi oli. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta niiden käsittelytoimien lainmukaisuuteen, jotka on suoritettu ennen suostumuksen peruuttamista. 

Oikeus vaatia tietojensa teknistä siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle 

Jos käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimuksen täytäntöönpanoon ja se suoritetaan automaattisesti, sinulla on oikeus edellyttää, että saat siirrettyä tietosi teknisesti suoraan rekisterinpitäjältä toiselle. 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen 

Toimenpiteet, joihin rekisterinpitäjä ryhtyy pyyntösi myötä, ovat sinulle lähtökohtaisesti maksuttomia. Pyyntösi toteuttaminen kuitenkin edellyttää, että sinut voidaan luotettavasti tunnistaa. Näin ollen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa vaatia sinua todistamaan henkilöllisyytesi pyyntösi esittämisen yhteydessä. 

Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

10 Asian saattaminen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi 

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä ei ole noudatettu tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Toimivaltaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuva 4, 00530 Helsinki 

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 

Puhelinvaihde: +358 29 566 6700 

Kirjaamo: +358 29 566 6768 

Sähköpostiosoite (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Rekisterinpitäjä kuitenkin toivoo, että toisit havaitsemasi epäkohdan esiin ensin rekisterinpitäjälle. Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löytyy osoitteesta https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot.